在日常业务中,经常需要将多份相关文件合并后统一发起电子签署。Docusign作为领先的电子签名解决方案,提供了完整的文件合并与签署工作流。通过以下步骤,可快速掌握多PDF合并签署的操作方法。
文件准备与格式要求
首先确保所有待合并文件均为PDF格式,建议提前检查文件内容完整性和页面方向一致性。若存在非PDF格式文档,需先用转换工具处理。Docusign支持同时上传多个文件自动合并,但需注意单个文件大小不得超过25MB,总页数建议控制在200页以内。特别要注意保留关键文档的签名区域预留,避免合并后重要签署位置被覆盖。
多文件上传与排序
登录Docusign账户后进入"发送签署"界面,通过拖拽或点击上传区域添加所有需要合并的PDF文件。系统会按上传顺序自动排列文件顺序,如需调整可通过拖拽文件缩略图重新排序。Docusign的智能识别功能会自动检测文档中的表单字段,在合并过程中保持原有格式不变。建议在合并前预览终效果,确保合同条款、附件等内容的逻辑顺序符合业务需求。
签署流程配置
完成文件合并后,需配置签署工作流。在编辑界面添加签署人信息并设置签署顺序,可为不同文件设置独立的签署要求。通过拖放签名、日期、初始等字段到文档指定位置,Docusign会自动在所有合并页面中同步字段设置。若部分文件需要额外见证人,可通过添加抄送接收人功能实现多方协同签署。
发送与进度跟踪
确认所有设置无误后点击发送,系统将生成统一签署链接分发给各签署方。在Docusign管理控制台可实时查看合并文档的签署进度,每个文件的完成状态会单独标注。当所有参与方完成签署后,系统会自动生成带数字证书的终合并文件,并通过配置的送达方式分发给相关方。
通过Docusign进行多PDF合并签署,不仅简化了传统分文件签署的繁琐流程,还确保了法律效力和操作效率。合理的文件预处理与签署流程配置,能够帮助企业在合同管理、人事文件等场景实现标准化签署作业。该方案特别适用于需要保持文件关联性的复杂业务场景,有效降低文档遗漏风险。